Buren Bij Kaarslicht

Wil je je event sneller uitverkopen en je marketing opschalen? Met Eventbite regel je in no time je ticketing (o.a. iDEAL/Bancontact, BTW en facturen), zet je promotietactieken als early birds en codes slim in, en meet je alles via GA4/Meta-pixel met koppelingen naar je CRM. Ontdek hoe je met realtime dashboards, QR-check-in en AVG-proof dataverwerking een soepele bezoekersreis creëert – van eerste klik tot volle zaal.

Wat is Eventbite

Eventbite is een alles-in-één platform waarmee je events makkelijk plant, promoot en uitverkoopt, of je nu een klein workshopje organiseert of een meerdaags festival runt. Je maakt in een paar stappen een eventpagina, bepaalt tickettypen zoals early bird, VIP of tijdsloten, en zet een conversiegerichte checkout live met betaalmethoden als iDEAL en Bancontact. BTW-instellingen, facturen en kortingscodes regel je rechtstreeks in het dashboard, zodat je administratie klopt en je prijzen flexibel blijven. Voor je marketing koppel je eenvoudig je eigen domein, plaats je boekingswidgets op je website en activeer je tracking via GA4 en de Meta-pixel om campagnes te meten en te optimaliseren. Real-time rapportages laten je verkoop, bezettingsgraad en opbrengst per kanaal zien, terwijl integraties met e-mailtools, CRM en Zapier of webhooks je workflow automatiseren.

Aan de deur scan je tickets met een QR-app voor snelle en veilige toegang, beheer je gastenlijsten en verwerk je refunds of omboekingen zonder gedoe. Eventbite ondersteunt ook upsells zoals merchandise of consumptiemunten en biedt role-based rechten, tweestapsverificatie en een AVG-proof data-aanpak met verwerkersovereenkomst. Zo heb je één centrale plek voor ticketing, promotie, data en toegang, en geef je je bezoekers een frictieloze ervaring van eerste klik tot binnenkomst. Kortom: met Eventbite behoud je controle, schaal je op wanneer je groeit en houd je de regie over je eventdata.

[TIP] Tip: Start met een testevenement om Eventbite-functies veilig te ontdekken.

Belangrijkste functies en voordelen

Eventbite brengt ticketing, marketing en data samen in één platform, zodat je je event snel opzet en met vertrouwen laat groeien. Alles is gericht op hoge conversie en minimale rompslomp.

• Ticketing, registratie en betalingen: stel in minuten tickettypes in (early bird, VIP, bundels, tijdsloten), regel BTW en facturen, gebruik kortingscodes en bied een razendsnelle, mobielvriendelijke checkout met iDEAL, Bancontact en creditcards. Inclusief toegangsbeheer met gastlijsten, QR-check-in en offline modus.
• Marketing en groei: vergroot je bereik met promocodes, early-birdprijzen en affiliatelinks, en schakel remarketing en conversie-attributie in om je campagnes schaalbaar te optimaliseren.
• Data, rapportage en integraties: krijg real-time dashboards met verkoop, bezetting en opbrengst per kanaal, koppel eenvoudig GA4 en de Meta-pixel, en synchroniseer contactgegevens met je e-mailtool of CRM via Zapier of webhooks.

Zo stuur je continu op wat werkt en maximaliseer je omzet per campagne en per bezoeker. Minder handwerk, meer controle en een hogere kans om uit te verkopen.

Ticketing, registratie en betalingen (Ideal, Bancontact, BTW)

Met Eventbite zet je in minuten je ticketing op en regel je alles van prijsniveaus tot capaciteit. Je maakt verschillende tickettypen aan (early bird, VIP, dag-/tijdslot), koppelt limieten per categorie en voegt kortingscodes of vouchers toe. In de registratie bepaal je precies welke gegevens je verzamelt met aangepaste velden en AVG-toestemming, zodat je data schoon en bruikbaar blijft. Betalingen lopen via iDEAL en Bancontact, aangevuld met creditcards en wallets, met een snelle, mobiele checkout die conversie stimuleert.

Je stelt BTW in per ticket of add-on, kiest inclusief of exclusief prijzen en laat Eventbite automatisch facturen en creditnota’s genereren met je bedrijfsgegevens en btw-nummer. Je kunt transactiekosten doorberekenen of absorberen, refunds en omboekingen beheren en e-tickets met QR-code direct na betaling laten versturen voor een soepele toegang aan de deur.

Marketing en groei (promocodes, early bird, affiliaten)

Met Eventbite bouw je momentum vanaf dag één door slimme prijs- en promotietactieken te combineren. Je zet early bird tickets met een harde einddatum of beperkte voorraad in om schaarste te creëren en de eerste verkoopgolf los te trekken. Promocodes beheer je centraal: openbare codes voor brede campagnes en unieke, eenmalige codes voor partners of VIP’s, met limieten, vervaldatums en specifieke tickettoewijzing.

Voor affiliate marketing geef je partners gepersonaliseerde trackinglinks en stel je commissies per verkoop of per order in, zodat je precies ziet wie voor omzet zorgt. Dankzij UTM-tags en kanaalrapporten koppel je prestaties aan je ads, nieuwsbrief of influencers, en stuur je tijdig bij met extra codes, bundels of last-minute prijsstappen om je bezetting en marge te maximaliseren.

Data, rapportage en integraties (GA4, Meta-pixel, CRM)

Met Eventbite krijg je realtime dashboards voor omzet, conversieratio, gemiddelde orderwaarde, bezettingsgraad per tickettype en herkomst per kanaal, zodat je direct ziet wat werkt. Je koppelt GA4 en de Meta-pixel in een paar klikken en stuurt standaard events zoals page_view, view_item, begin_checkout en purchase mee, inclusief orderwaarde, valuta en gebruikte coupon, met UTM-tags voor heldere attributie. Consent Mode en je cookiebanner worden gerespecteerd, en je kunt desgewenst met server-side tagging werken voor stabielere metingen.

Contact- en orderdata synchroniseer je met je CRM via native koppelingen, Zapier of webhooks, met veldmapping voor nette profielen en triggers voor bevestigingen, reminders en upsells. Exporteer rapporten naar CSV of gebruik de API voor eigen analyses en bouw zo een meetstack die schaalbaar en AVG-proof is.

[TIP] Tip: Koppel elke eventbite functie aan een concreet, meetbaar gebruikersvoordeel.

Zo gebruik je Eventbite stap-voor-stap

Met Eventbite doorloop je je event in drie overzichtelijke fases: voorbereiden, lanceren en afronden. Volg onderstaande stappen voor een soepele setup en sterke verkoop.

• Je event voorbereiden en opzetten: maak je event aan en vul datum, locatie, capaciteit en een korte, overtuigende pitch in; configureer tickettypes (early bird, regulier, VIP), BTW-tarieven en limieten; activeer betaalmethoden zoals iDEAL en Bancontact; geef de checkout je eigen branding met een duidelijke eventpagina, een boekingswidget op je site of een custom domein; koppel GA4 en de Meta-pixel, zet UTM-tags klaar en doe een testbestelling om flow en tracking te controleren.
• Lanceren en ticketverkoop starten: publiceer je tickets en activeer promoties met promocodes, early-bird-tarieven, affiliatelinks en eventuele bundels of prijsstappen; plan e-mails en social posts om momentum op te bouwen; monitor dashboards voor verkoop en kanaalprestaties en stuur bij met voorraad, prijzen en content, terwijl je vragen van bezoekers snel beantwoordt.
• Toegang, QR-check-in en nazorg: bereid je deurflow voor met een actuele gastenlijst, heldere instructiemails en de QR-check-in app voor je crew; scan tickets on-site, houd live-capaciteit bij en print waar nodig badges/naamlabels; rond af met bedankmails en enquêtes, verwerk refunds indien nodig, exporteer rapportages (incl. BTW), synchroniseer data met je CRM en archiveer het event.

Zo blijft je proces strak van setup tot evaluatie. Begin klein, test elke stap en optimaliseer op basis van je data.

Je event voorbereiden en opzetten

In Eventbite begin je met de basis: naam, datum, locatie, tijdschema en capaciteit, gevolgd door een pakkende beschrijving en sterk beeldmateriaal dat je conversie helpt. Daarna kies je je ticketstructuur met early bird, regulier of VIP, stel je prijzen en btw-instellingen goed in en activeer je betaalmethoden zoals iDEAL en Bancontact. In de registratie bepaal je welke gegevens je nodig hebt met aangepaste velden en expliciete toestemming, zodat je AVG-proof start.

Vervolgens geef je alles je eigen look & feel, koppel je een custom domein en plaats je eventueel een boekingswidget op je site. Zet GA4 en de Meta-pixel klaar met UTM-tags voor heldere attributie en doe een testbestelling om de checkout, e-mails en facturen te checken. Tot slot wijs je teamrollen toe, maak je een contentplanning en zet je het event klaar voor publicatie.

Lanceren en ticketverkoop starten

Zodra je eventpagina staat, publiceer je je tickettypen en zet je een korte launch-campagne klaar om momentum te pakken. Activeer early bird met een duidelijke einddatum of beperkte voorraad, voeg promocodes toe voor je nieuwsbrief en geef affiliates persoonlijke links om bereik te vergroten. Deel je ticketlink via je site, socials en partners, of embed de widget zodat bezoekers direct kunnen afrekenen.

Zet GA4 en de Meta-pixel aan met UTM-tags, doe een testbestelling en check of conversies goed binnenkomen. Start met een heldere boodschap, social proof en een strakke call-to-action, en monitor realtime verkoop en bezettingsgraad. Zie je pieken of dalen, schakel dan bij met extra codes, prijsstappen of een wachtlijst om de vraag te sturen.

Toegang, QR-check-in en nazorg

Op de dag zelf regel je een vlotte doorstroom met de scan-app van Eventbite: je scant QR-codes vanaf mobiel of print, meerdere devices synchroniseren live en er is een offline modus als de wifi hapert. Je werkt met gastlijsten en notities voor uitzonderingen, voorkomt dubbele toegang met anti-passback en houdt realtime capaciteit en no-shows bij. Last-minute verkoop aan de deur koppel je direct aan de check-in, zodat je telling altijd klopt.

Na afloop stuur je automatisch bedankmails met downloadlinks of aftermovie, voeg je een korte enquête toe en segmenteer je bezoekers voor je volgende campagne. Refunds en omboekingen handel je centraal af, terwijl je rapporten en ruwe data exporteert naar je CRM om leads op te volgen en sponsors heldere resultaten te tonen.

[TIP] Tip: Maak in Eventbite eerst een testevenement voor veilige proefinstellingen.

Best practices, prijzen en veelgemaakte fouten

Slimme organisatoren starten met een helder prijsplan: bepaal je basisprijs op kostprijs plus marge, voeg early bird toe met een harde einddatum en houd het aantal tickettypen beperkt om keuzeverlamming te voorkomen. Beslis bewust of je service- en transactiekosten doorberekent of absorbeert; communiceer altijd de totaalprijs vroeg in de funnel en stel BTW per ticket of add-on correct in, inclusief kloppende factuurgegevens. Voor maximale conversie houd je je checkout kort, mobielproof en voorzien van iDEAL en Bancontact, zet je je eigen domein en branding aan en gebruik je social proof en schaarste die echt is. Meet alles vanaf dag één: koppel GA4 en de Meta-pixel, werk met UTM-tags en doe testbestellingen om attributie en e-mails te checken.

Operationeel win je tijd door duidelijke toegangsscenario’s te plannen, scanners te testen, een offline modus paraat te hebben en teamrollen vooraf te verdelen. Veelgemaakte fouten zijn te laat lanceren, onduidelijke ticketnamen, te veel kortingscodes zonder limieten, geen wachtlijst bij schaarste, het negeren van consent/AVG en het ontbreken van een cashflowplan voor uitbetalingen. Als je prijzen transparant zijn, je data klopt en je bezoekersreis frictieloos is, haal je met Eventbite meer omzet uit dezelfde campagne en voorkom je dure verrassingen.

Prijsmodellen en kosten beheersen zonder conversieverlies

Onderstaande tabel vergelijkt praktische prijsmodellen in Eventbite en laat zien hoe je platform- en betaaltransactiekosten kunt beheersen zonder je conversie onnodig te verlagen.

Kort samengevat: wil je maximale conversie, kies all-in of een split fee; wil je minimale kosten, reken fees door maar compenseer met transparantie en sterke early-bird/affiliate-actie. Combineer dit met nauwkeurige metingen (GA4, Meta-pixel) om marge en conversie in balans te houden.

Kies eerst een helder prijsmodel: werk met een all-in ticketprijs (inclusief service- en transactiekosten) of toon een basisprijs met aparte kosten, maar blijf consequent en transparant om afhakers te voorkomen. Test wat voor jouw publiek beter converteert; vaak wint een all-in prijs op de landingspagina, met een heldere kostenspecificatie in de checkout. Bouw getrapte prijzen (early bird -> regulier -> laatste release) met harde deadlines en houd prijsstappen simpel. Gebruik psychologische prijspunten zoals 24,50 of 39,00 voor minder frictie.

Beheers je kosten door betaalmethoden als iDEAL en Bancontact te prioriteren en creditcards beschikbaar te houden voor bereik. In Eventbite kun je servicekosten doorrekenen of deels absorberen per tickettype, laat je BTW automatisch goedlopen en verhoog je marge met bundels en add-ons zonder extra stappen in de funnel. Stel limieten op kortingscodes en affiliate commissies, monitor je marge per kanaal in de dashboards en stuur direct bij als conversie of kosten uit de pas lopen.

Conversie en bezoekerservaring verbeteren

Maak je verkoopflow zo kort en helder mogelijk: één pagina, minimale velden en duidelijke foutmeldingen, zodat niemand vastloopt. In Eventbite zet je een mobielvriendelijke checkout neer met iDEAL, Bancontact en wallets, laat je prijzen inclusief kosten zien en gebruik je echte schaarste via voorraad- of tijdslimieten. Plaats social proof op je eventpagina met quotes of logo’s en toon een voortgangsindicator tijdens het afrekenen voor rust en vertrouwen.

Zorg dat je branding consistent is via een eigen domein en dat afbeeldingen snel laden voor een vlotte first impression. Stuur na aankoop direct e-tickets met QR-code en praktische info, plus een kalenderlink, zodat bezoekers goed voorbereid arriveren. Test regelmatig op verschillende apparaten, analyseer drop-offs in je dashboards en optimaliseer velden, copy en volgorde tot de conversie piekt.

AVG, veiligheid en support (verwerkersovereenkomst, data in de EU)

Eventbite is gebouwd met privacy en beveiliging als uitgangspunt, zodat je met een gerust hart verkoopt en beheert. Je sluit eenvoudig een verwerkersovereenkomst, je data blijft binnen de EU en subverwerkers zijn transparant gedocumenteerd. Gegevens worden versleuteld verstuurd en opgeslagen, je stelt bewaartermijnen in, en je kunt verzoeken tot inzage of verwijdering rechtstreeks afhandelen. Toegang beheer je met rolgebaseerde rechten en tweestapsverificatie, met uitgebreide logboeken voor audits.

Cookie- en toestemmingsinstellingen sluiten aan op je banner en Consent Mode, zodat metingen AVG-proof blijven. Back-ups en securitytests draaien periodiek en er is een helder incidentproces met statusupdates. Voor vragen staat support klaar via chat en e-mail, met uitgebreide documentatie en, voor grotere events, proactieve assistentie en SLA-opties tijdens je showdagen.

Veelgestelde vragen over eventbite

Wat is het belangrijkste om te weten over eventbite?

Eventbite is een all-in-one eventplatform voor ticketing, registratie en betalingen (iDEAL, Bancontact, BTW). Het combineert marketingtools (promocodes, early bird, affiliaten) met data en integraties (GA4, Meta-pixel, CRM), inclusief AVG-conforme EU-hosting en QR-check-in.

Hoe begin je het beste met eventbite?

Start met je eventgegevens, tickettypes en BTW-instellingen. Bouw een duidelijke pagina, activeer iDEAL/Bancontact, koppel GA4, Meta-pixel en CRM. Test de checkout, zet early-bird en promocodes klaar, publiceer, en plan QR-check-in.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij eventbite?

Veelgemaakte fouten: te veel velden in checkout, onduidelijke prijzen/BTW, geen mobile-optimalisatie, niet testen van betaalflows, ontbrekende verwerkersovereenkomst/AVG-toestemming, vergeten GA4/Meta-pixel, geen segmentatie of follow-up, en onvoldoende scan-capaciteit bij entree waardoor wachtrijen ontstaan.